Cómo preparar una reunión productiva

Comentábamos en el post de Ladrones de Tiempo para un Educador, que las reuniones son uno de los ladrones de tiempo por excelencia, y lo más sorprendente de todo, es que las reuniones son una de las herramientas más usadas en el ámbito del Tiempo Libre; asambleas, reuniones de preparación, encuentros, reuniones de monitores, reuniones de evaluación, reuniones de campamentos,..

Lo primero de todo y para zanjar dudas: las reuniones proactivas son buenas, necesarias e imprescindibles, y garantizan el éxito del proyecto y del trabajo en equipo. Pero para ello hay que poner en práctica una serie de consejos:

- Orden del día. Todos los asistentes deben saber antes de acudir a la reunión, qué puntos se van a tratar y en qué orden. Con el orden del día conseguimos que los participantes puedan llevar preparados los temas a tratar, llevan preparada su intervención y nos evitamos desajustes debido a la improvisación de los temas.

El Orden del día debe llegar a todos los que van a participar en la reunión con tiempo para poder preparar los puntos correspondientes.

- La reunión debe tener un tiempo limitado. Puede parecer poco operativo, pero es necesario que antes de comenzar una reunión todos los asistentes conozcan cuando empieza y cuando termina. Recordad todas las reuniones de campamentos hasta las 3 de la mañana, que fácil hubiese sido terminar a la 1 y a cargar pilas para el día siguiente.

- Para hacer una reunión hay que cuidar diversos aspectos como el entorno físico, un lugar adecuado, cómodo y que fomente la comunicación, que todos nos veamos las caras, que no haya nadie por encima de nadie y que todos tengamos nuestro espacio vital para sentirnos cómodos.

- El comienzo de la reunión puede marcar el resto del trabajo, por lo que hay que poner especial atención a la acogida inicial. Debemos intentar que los miembros de la reunión se sientan acogidos, sepan que su opinión es importante, debemos crear consciencia de que la reunión debe ser provechosa y productiva.

- Durante la reunión. El tiempo de participación de las partes debe ser similar, la persona que dirige la reunión motivará a todos los participantes a desarrollar sus opiniones y será el encargado de delimitar la participación de todos y el tiempo dedicado a cada punto del orden del día.

- Para terminar la reunión. Es importante terminar con todos los puntos del orden del día antes del tiempo de reunión acordado, ya que esos minutos finales servirán para resumir los acuerdos adoptados, recordar las tareas pendientes y sobre todo incidir en los responsables de las mismas.

La persona que dirige la reunión debe agradecer la presencia de todos, motivando con los objetivos que se van a lograr con esa reunión y los productos que han podido salir de ella.

- Después de la reunión. Elaborar un acta con todos los puntos vistos y todas las opiniones vertidas. En el acta se hará constar los acuerdos a los que se han llegado y las tareas pendientes. Este acta debe llegar a los miembros de la reunión en un breve plazo de tiempo, para que sirva de recordatorio sobre lo acordado.